Innkjøpssjef-utfordring #4: Samkjøre prosessene for innkjøp og betaling

Som vi alle vet, har ”matching” av fakturaer, enten det er toveis (innkjøpsordre til faktura) eller treveis (innkjøpsordre til faktura og vare mottak), vært en kjedelig, arbeidskrevende og feilutsatt aktivitet som helst skulle ha vært automatisert. Og dette er ikke bare et problem for innkjøperen, for betalingsrutiner er like omstendelige for leverandører som de er for kjøpere: Liten synlighet betyr liten sporbarhet, mens mangel på sporbarhet betyr høyere risiko for at ikke godkjente ordrer går gjennom. Fallgruvene er mange, og med dagens strenge syn på retningslinjer for bedrifter er dette et stort problem .

Så hva er løsningen? Hvorfor er det så mange som henger etter når dette er et så utbredt problem? Det å samkjøre prosessene for innkjøp og betaling lønner seg på flere måter, så det burde være enkelt nok å få fullmakt til å gjøre noe med det.

Prosessene for innkjøp og betaling har begge stort potensial for besparelser når det gjelder kostnadskutt i prosesser, og i enda større grad ved å synliggjøre utgifter og øke lojalitet til rammeavtaler. Og du kan få enda bedre resultater og synergier hvis disse to prosessene kobles sammen.

Men det er selvsagt flere hindre som må overvinnes for at du skal klare det.

Problem nummer én: Lojalitet til rammeavtaler og samsvar med prosess

Mange innkjøpsfunksjoner strever for å oppnå lojalitet til rammeavtaler og har vanskelig for å få oppslutning om avtalene internt (til sluttbrukerne). Mange forstår ikke at de må ha lojalitet til innkjøpsprosessen før de kan høste fordelene med lojalitet til rammeavtaler. Og det er her samkjøring av prosessene for innkjøp og betaling virkelig kan hjelpe.

Et ”brutalt”, men svært effektivt våpen i denne kampen kan være regelen: ingen innkjøpsordre, ingen betaling. Vi har sett flere eksempler på at denne tilnærmingen både har ”rystet” innkjøpsorganisasjonen og gitt leverandørene verktøy for å minimere fakturatvister og andre kostbare juridiske prosedyrer.

Kort fortalt betyr denne tilnærmingen at ingen fakturaer blir betalt med mindre de er merket med et godkjent innkjøpsordrenummer. I en helautomatisert prosess avvises mangelfulle fakturaer før de når leverandørreskontroen, mens korrekte fakturaer sendes gjennom løsningslandskapet. Betalingen er nesten helt automatisk, og dermed elimineres mange feilutsatte aktiviteter for begge parter.

Regelen med ingen innkjøpsordre, ingen betaling betyr også at sluttbrukere ikke kan gå rundt innkjøpsprosessen, og at leverandører tvinger sluttbrukerne inn i løsningen for elektronisk innkjøp ved å kreve en innkjøpsordre.

Problem nummer to: Uklart eierskap for organisasjon og prosess

Mange innkjøpsfunksjoner er dessverre atskilt fra regnskapsavdelingen i organisasjonsstrukturen. I kombinasjon med flere forskjellige datasystemer for innkjøp og regnskap fører dette ofte til arbeidsgrupper med kryssende funksjoner som må ha tilgang til flere løsninger for å få et klart bilde av de totale utgiftene.

Det er vanskelig å definere akkurat hvordan man skal sikre en jevn integrering av elektronisk innkjøp og leverandørreskontro hvis organisasjonen er uklar når det gjelder eierskap for hele prosessen. Er det innkjøpssjefen eller økonomisjefen, er begge i ledelsen, konkurrerer de om intern status/anerkjennelse?

Én ting er sikkert: Hvis du vil høste fordelene ved to- eller treveis ”matching” og automatisering av innkjøpsordre/faktura, må dere spille på samme lag.

Problem nummer tre: Heterogen leverandørbase

Noen ganger er det vanskelig å få leverandører til å godta prosessen med elektronisk innkjøp, men som vi beskrev i boken Purchasing Transformation, kan leverandørene dine brukes til å øke lojalitet til prosessen mens du samkjører prosessene for innkjøp og betaling. I Purchasing Transformation presenterte Abdülkadir Tekin tilnærmingen jeger-flokk-bytte og diskuterte hvordan man skal få med seg leverandørene og gjøre dem entusiastiske overfor prosjektet med elektronisk innkjøp.

For leverandører betyr elektronisk innkjøp at du som kjøper kan levere dine forpliktelser (avtalen/kontrakten) – du forsikrer at du kjøper den avtalte mengden gjennom en autorisert kanal.

Og med verktøyene for ordreadministrasjon som finnes i dag, kan selv de minste leverandørene ta del i verdien av elektroniske fakturaer og ”matching” av fakturaer og dermed få betalt raskere med mindre risiko for fakturatvister. For leverandører som allerede er integrerte og automatiserte, betyr elektronisk innkjøp enda mer automatisering, som igjen effektiviserer bedriften enda mer.

Når prosessene for innkjøp og betaling sammenkobles, får man store muligheter for å spare penger innen prosesser i tillegg til større synlighet av utgifter/innkjøp og et ekstra springbrett mot å oppnå avtale lojalitet. Hvis du ikke allerede har kastet deg på innkjøp-til-betaling-bølgen, er det en god sjanse for at du går glipp av store muligheter til å spare penger.

Herman Røvde , Administrerende direktør, IBX Norge