Få i stand sourcing over hele gruppen

I det første heftet i serien om innkjøpssjef-utfordringen kom vi inn på temaet om å gjøre en verdivurdering av innkjøpsrestruktureringen. Denne gangen vil vi se nærmer på avtaleinngåelse eller sourcing over hele gruppen og vise deg hvordan du kan lykkes med sourcingtiltaket.

Det å få i stand en sourcing på organisasjonsnivå er som regel enklere sagt enn gjort, og det er flere grunner til dette – mangel på kompetanse innen sourcing, mangel på felles prosesser samt mangel på enhetlige verktøy i organisasjonen til å støtte tiltaket. Men man må også ta i betraktning endringshåndteringen i denne problemstillingen. Som oftest handler det om innkjøp gjort av overordnede i forretningsenheter eller innkjøpsansvarlige ved produksjonsstedet, som generelt ikke ønsker å gi fra seg makten til å velge leverandører for bedriftsinnkjøp.

Mange lokale innkjøpere har motvilje mot tiltak i hele grupper, fordi det belaster forholdet med leverandørene deres – som man sier: Det gjør vondt når knoppene skyter. Endring skjer ikke automatisk, det er en prosess som må håndteres og behandles deretter. Belastningen fra restrukturering merkes også av mange lokale leverandører som ikke støtter tiltak i hele organisasjoner, siden de ser på det som en trussel mot deres foretak.

Så hvordan får du i stand sourcing over hele gruppen? To ord: fokusere og automatisere. Så enkelt er det.

Fokusere

Herman Røvde , Administrerende direktør, IBX Norge

Hos IBX har vi sterk tro på den sentralstyrte innkjøpsfunksjonen. Det er en blandingsmodell som muliggjør utgiftsinnflytelse, felles prosesser i hele organisasjonen og best mulige fremgangsmåter for sentralisering med empowerment på lokalt plan og spesialiseringskjennetegn av den desentraliserte modellen. En ny undersøkelse fra Aberdeen Group viser at organisasjoner med sentralstyrt innkjøp gjør det mye bedre enn de som ikke har det, både når det gjelder forbruk under ledelsen og oppnådd kostnadsreduksjon for levering.

Når det gjelder sourcing i hele organisasjonen, lar en sentralstyrt innkjøpsorganisasjon fagpersonene innenfor avtaleinngåelse fokusere på det de kan best – å sikre leveranser til markedspris. En sentralstyrt sourcingorganisasjon er bedre egnet til å dra nytte av kompetansen som finnes og utvikle de beste fremgangsmåtene. Det lar også organisasjonene fokusere på endringshåndtering og å håndtere intern motstand mot endring.

En sentralstyrt sourcingorganisasjon får bedre oversikt over utgiftene til et selskap, og den opprettholder et bedre fokus på kritiske og strategiske materialer på et plan som omfatter hele gruppen. Den gjenkjenner også adferdsmønstre på tvers av selskapet og utvikler prosesser og strategier deretter. Tydelige og formelle prosesser gir organisasjonen en trygghetsfølelse og følelsen av styring.

Denne tilnærmingen gjør det også mulig for sourcingorganisasjoner å sette ut ikke-strategiske kategorier, der de ikke lar noen kategorier være uten avtale og tilbyr organisasjonene sine markedspriser på alle produkter.

I en sentralstyrt organisasjon er det enklere å gjøre endringer. Hos IBX har vi utviklet en kjerneteamtilnærming som fungerer som en kommunikator, motivator og kilde til kompetanse. Kjerneteamtilnærmingen har vist seg å være svært vellykket for overføring av kompetanse og økt læring på tvers av organisasjonene.

IBX har utviklet et sett med profesjonelle sourcingtjenester som avlaster innkjøpsfunksjonen og legger til rette for tiltak for elektronisk sourcing. Tjenestene lar innkjøpsorganisasjoner fokusere ressursene sine på strategisk sourcing, mens IBX tar seg av det kjedelige og arbeidskrevende oppsettet og leverandøropplæringen.

Automatisere

I dag er automatisert og elektronisk sourcing standarden. Elektronisk sourcing lar sourcingorganisasjoner gjøre mer med mindre, gjøre sourcing med flere leverandører, analysere avanserte tilbud mer nøyaktig og korte ned sourcingsyklusen fra uker til dager.

Men selv om elektronisk sourcing har blitt bransjestandard, overser mange sourcingprogrammer fremdeles støttetjenester. Derfor har IBX utviklet et sett med administrerte tjenester som fremskynder de elektroniske sourcingtiltakene, og som lar sourcingteamene fokusere på hovedproblemene.

IBX Service Desk Source tar seg av de kjedelige og arbeidskrevende oppsettene og leverandøropplæringen. Tjenesten er utviklet for å fremskynde utviklingen og bruken av elektronisk sourcing i organisasjonen, ved å tilby en støttefunksjon med enkel tilgang.
Finn ut hva du oppnår, og videreformidle suksessen din.
For å lykkes med sourcing over hele gruppen må du kommunisere. Husk å fortelle om suksessen du har hatt tidligere. Dette vil få alle over på din side. Og ikke glem å måle resultatene – du kan måle deg mot kollegaer og gjøre de strategiske kategoriene dine til standarden.

Med innkjøp gjort av toppledelsen, den ene felles prosessen, er fremgangsmåten med ett sourcingverktøy den sikre måten å oppnå støtte på tvers av forretningsenheter på, og når du begynner å fortelle andre hvor godt du har lykkes, vil flere enheter følge etter og kjøpe seg inn i den sentralstyrte innkjøpsprosessen. Det er et stort urealisert potensial i sourcing over hele gruppen – IBX har god erfaring med å gjøre forandringer på innkjøpssiden.

IBX eSourcing Suite

IBX eSourcing Suite er én av de mest omfattende elektroniske sourcingløsningene som er tilgjengelig på markedet i dag. Den tilbyr fagpersoner innen sourcing samt støtte for alle trinnene i den strategiske sourcingprosessen, inkludert program- og leverandøradministrasjon, forhandlinger ved bruk av RFX og e-auksjoner, i tillegg til analysering og optimalisering.

IBX eSourcing Suite gir sourcingorganisasjoner muligheten til å:

• Bedre effektiviteten til og effektene av sourcing – én enkel prosess, ett datasystem, bruk i hele organisasjonen og implementering av kjerneteam for større effekt.
• Realisere bærekraftige og periodiske kostnadsreduksjoner som forbedrer marginene og forbedrer sluttresultatene. 
• Optimalisere leverandørbasen – identifisere og utjevne effektene av transaksjonsbasert mot samarbeidsbaserte leverandørforhold.