Innkjøpssjef-utfordringen

Når innkjøpsavdelingene får administrasjonens oppmerksomhet hele tiden, har endelig utfordringene som innkjøpssjefene møter hver dag, kommet frem i lyset. Men denne oppmerksomheten tilfører også mer press om å lykkes, ikke bare med innkjøpsagendaen, men også i å skape reell verdi for organisasjonen. 
 

I en ny serie artikler i det elektroniske nyhetsbrevet fra IBX setter vi fokus på de fem viktigste utfordringene som en innkjøpssjef støter på når det gjelder å lykkes med innkjøpsagendaen. Universelle utfordringer som er relevante for både direkte materialer og for indirekte materialer og tjenester.

Det første emnet vi vil fokusere på, er hvordan man kan utnytte potensialet for verdiskaping som innkjøpsavdelingen utgjør. Og hvordan kan en innkjøpssjef utnytte det potensialet og få fullmakt til å restrukturere innkjøpsorganisasjonen.

Innkjøpspotensialet

Herman Røvde , Administrerende direktør, IBX Norge

Fra vårt perspektiv ser vi stort potensial i innkjøpsorganisasjoner. Dette potensialet kan imidlertid være vanskelig å forestille seg, og hvis potensialet er uklart, er det enda vanskeligere å gjøre potensialet om til klare handlinger for forbedring.

Evnen til å utnytte potensialet har vært én av de viktigste forskjellene mellom de beste i klassen og etternølerne når det gjelder innkjøpsutvikling. Men ofte er det vanskelig for innkjøpsavdelinger å komme i gang med restrukturering av innkjøp, og grunnene til dette er:

• Innkjøpsavdelinger mangler tradisjon for å skaffe seg fullmakten, pengene og ressursene som trengs til et stort restruktureringsprogram 
• Innkjøpsavdelinger mangler tradisjon for å legge frem investeringsscenarier for administrerende direktør – det er ingen tradisjon for den klassiske risiko/belønning-tankegangen som det er rikelig av innen salg og markedsføring 
• Innkjøpsavdelinger mangler tradisjon for å markedsføre og selge seg selv; sammenlign innkjøpssjefer med salgssjefer som ser på investering i markedsføring og varemerker som nødvendige tiltak for suksessen 
• Innkjøpsavdelinger trenger å endre profilen sin – konkurrer med andre organisasjoner med sterke forretningsplaner 
• Innkjøpsavdelinger trenger å bli modigere, lage en plan og presentere forretningsplane, be om pengene og hoppe i det

For å hjelpe innkjøpsavdelinger med dette har vi en standardisert metodologi for å analysere den gjeldende situasjonen og lage en restruktureringsplan. Vi kaller det IBX-verdivurdering.

IBX-verdivurdering

Basert på erfaringer fra mange store europeiske selskaper har vi utviklet en metodologi som vi kaller verdivurdering. Metodologien danner et bilde av verdien og potensialet som kan skapes gjennom en utvikling eller restrukturering av innkjøpsfunksjonen.

Den gjeldende situasjonen er analysert i fem dimensjoner. Er strategien på linje med generelle mål? Har du de beste fremgangsmåter-prosessene for avtaleinngåelse, innkjøp og betaling? Har du en god balanse mellom sentralisering og desentralisering? Hjelper teknologien deg med å integrere prosessene i organisasjonen og automatisere det som kan automatiseres? Og er det igangsatt tiltak som støtter oppfyllingen av målet?

Verdivurderingsmetoden inkluderer også et dypdykk i organisasjonens utgiftsdata. Det betyr at organisasjoner kan kostnadsberegne potensialet for forbedringer både innen avtaleinngåelse og innkjøp-til-betaling-feltet.

Resultatet er en restruktureringsplan og en forretningsplan. Det er en visualisering av potensialet som kan finnes i innkjøpsavdelingen, potensialet er der, svart på hvitt. Klar til å bli tatt med til c-nivået. Det legger grunnlaget for å få fullmakten for å sikre at innkjøpsavdelingen utnytter potensialet den har.

Når du har fått den fullmakten, ligger det nye utfordringer foran deg. I denne artikkelserien kommer vi til å fortsette å fremheve utfordringene og gi opplysninger om hvordan du kan få resultater. Neste ut: Hvordan få avtaleinngåelsen i stand. Over hele gruppen.