Endringshåndtering innen innkjøp – implementere et system for elektronisk innkjøp.
Via elektronisk innkjøp har LEGO-gruppen klart å effektivisere innkjøpsordresamsvar ved å øke innkjøpsordrelojalitet fra 50 % i 2005 til 70 % i 2006 og redusere antallet leverandører med 5000 på to år. Effektiviseringen av elektronisk innkjøp på et strategisk nivå er én av faktorene bak LEGO-gruppens styrkede posisjon som et globalt ledende merke for kvalitetsleketøy.
FORRETNINGSUTFORDRING
I 2004 opplevde LEGO-gruppen en større krise på flere fronter. Ledelsen innså at salg alene ikke kunne gjenvinne den tidligere posisjonen til leketøysmerket. Én av de største utfordringene var mangelen på oversikt, effektivitet og kvalitet på innkjøp i de interne innkjøpsprosessene. Selskapet innså at det manglet gjennomsiktighet i leverandørkjeden.
Ledelsen innså at det var et akutt behov for å redusere mengden på 300–400 leverandører som hver måned ble lagt til den stadig lengre listen. LEGO-gruppen sto overfor en administrasjonsutfordring av stor skala, siden forretningskulturen i selskapet frem til da hadde fokusert nesten utelukkende på nyskapning, produksjon og salg, uten å se særlig nærmere på verken innkjøpsflyt, antall leverandører eller kontraktslojalitet.
Ledelsen tok utfordringen på strak arm og fokuserte mye mer alvorlig enn tidligere på innkjøp og leverandørkontrakter på et strategisk nivå. Innen den tid var ledelsen allerede kjent med IBX og deres konkurransedyktige utvalg av løsninger innen innkjøpsfeltet, og de valgte IBX som utviklingspartner da de skulle kartlegge behovene og utforme selskapets interne system for elektronisk innkjøp – Easy Buy, en butikk med alt på ett sted.
DETTE OPPNÅDDE LEGO
- gjennomsiktighet i innkjøp og disiplin i forbruk
- en reduksjon på 38 % i antall leverandører
- en økning på 40 % i innkjøpsordrelojalitet
- organisasjonsforståelse og innkjøpseierskap på alle nivåer
- økt effektivitet og reduserte administrasjonskostnader
- innkjøpssystem med alt på ett sted (EASY BUY) implementert i alle LEGO-avdelinger globalt
VIKTIGE SUKSESSFAKTORER
- effektiv implementeringsfase ved hjelp av IBX
- IBX' erfaring innen prosess og implementering
- ledelsens fokus på mulige innsparinger ved å effektivisere innkjøp
- de LEGO-ansattes omfavnelse og eierskap av plattformen for elektronisk innkjøp
- avskaffelsen av ubetydelige begrensninger for innkjøp
LØSNINGEN
LEGO-gruppen valgte å la IBX implementere sitt system for elektronisk innkjøp – Easy Buy – som ble lansert den 1. desember 2005. LEGO-gruppen hadde noe kjennskap til kunnskapene og løsningene til IBX fra før. "Vi valgte IBX fordi vi visste av de leverer en veldig grundig implementering helt fra de første møtene til iverksettingen, og vi ble ikke skuffet" – sier direktør i corporate finance – innkjøp-til-betaling – Bertil Brink Pedersen, som var ansvarlig for implementeringen av Easy Buy i hele LEGO-organisasjonen på alle nivåer.
Fra system til prosess
Videre understreket Brink Pedersen at hele prosessen med å fornye fokuset på innkjøp har medført en positiv organisasjonsendring og et nytt perspektiv for selskapet:
"Prosjektet med elektronisk innkjøp har blitt mye mer enn bare et system for å administrere leverandører og innkjøpsprosedyrer. Det har hjulpet oss som en helhet å innse potensialet ved å tenke utenfor systemet og inn i prosessen – med systemet for elektronisk innkjøp kan alle i hele LEGO-gruppen se hvor positive endringer kan være, og at alle kan bidra ved å endre gamle vaner til nye og bedre vaner."
Rive ned grensene
Ifølge Brink Pedersen har systemet for elektronisk innkjøp som er utviklet med IBX, bidratt til å bryte ned grenser mellom avdelinger: "En sterk følelse av eierskap hos de ansatte er en av hovedgrunnene til suksessen vi har hatt med å gjøre innkjøp mer gjennomsiktig for alle. Selskapet som helhet står mer samlet enn noensinne, og det er mye takket være de åpenbare fordelene ved gjennomsiktighet og oversikt i innkjøp. Når selskapet begynner å innse at effektivitet og disiplin i innkjøp hjelper til med å skape overskudd i prosessen med kreativitet osv., begynner vi alle å rive ned grensene i selskapet og begynner å tenke som én. Det har vært en kulturell helomvending til det bedre."
Med sparing, effektivitet og disiplin får man suksess
"Vi er et selskap som lever av nyskapinger og kreativitet. Men det skulle ikke hindre oss i å fokusere på disiplin og effektivitet der det trengs, uten å ødelegge kreativiteten," sier Brink Pedersen, og legger til: "Og det er akkurat dette systemet for elektronisk innkjøp har brakt frem i lyset – en reduksjon i antall leverandører og effektivitet i innkjøp bidrar til å stabilisere selskapet, og dermed skapes det kreativt rom der det trengs. Videre har IBX-verktøyene satt i gang en kontinuerlig prosess med kunnskapsdeling på tvers av organisasjonens forskjellige nivåer."
Synlige resultater taler for seg selv
Brink Pedersen understreker at ved siden av oppdagelsen av blindsoner i organisasjonen og enda bedre forståelse av behov og dårlige vaner, har effektiviseringen av innkjøp i LEGO-gruppen medført synlige og håndfaste sluttresultater: "En reduksjon på 40 % i antall leverandører på bare to år, en dobling av innkjøpsordrelojalitet og en enorm støtte av prosessen blant de ansatte er en braksuksess etter min mening."
På horisonten
"På lang sikt har vi ambisjoner om å redusere antallet leverandører med ytterligere 50 %, oppnå innkjøpsordrelojalitet på alle fakturaer og en videre integrering av systemet for elektronisk innkjøp for kundefakturering osv. Nå kan vi for eksempel få i stand strenge retningslinjer om betaling kun ved levering. Tidligere var vi ikke sikre på om varene som var kjøpt og betalt for, faktisk var blitt levert," legger Brink Pedersen til, hvorpå han uttrykker optimisme for den fremtidige utviklingen av LEGOs evigvarende streben etter perfeksjon, både internt og som en globalt ledende leverandør av kvalitetsleketøy. Han har siden 1. juni 2006 vært ansvarlig direktør i økonomiavdelingen til LEGO, og han har organisert hele prosessen fra innkjøp til betaling.
